Bibliotecă

Guvernanța se referă la acele procese și activități care asigură funcționarea eficientă și corectă a unei organizații, la nivel strategic. Guvernanța unui ONG este în principal în sarcina Adunării Generale și/ sau a Boardului/ Consiliului director, adică un grup de persoane care se asigură că organizația își urmărește viziunea și misiunea. Viziunea precizează modul în care organizația ar dori să vadă lumea în care operează. Misiunea definește scopul fundamental al unei organizații - de ce există, pentru cine și ce face pentru a ajunge la viziune.

ATENȚIE! Viziunea și misiunea unei organizații pot diferi fundamental de scopul declarat oficial în statut. De regulă, viziunea și misiunea se stabilesc printr-un proces de planificare strategică - un proces prin care o organizație pune coerent în practică misiunea sa, luând în considerare contextul național și local, punctele sale forte și slabe, amenințările și oportunitățile cu care se confruntă.

ATENȚIE! Chiar dacă o planificare strategică include modalități clare de implementare a misiunii organizației, aceasta NU este o planificare anuală a activităților, planificarea strategică fiind realizată pe o perioadă mai lungă de timp (de regulă 3 ani).

Resursele financiare într-o organizație sunt necesare pentru a pune în aplicare viziunea și misiunea acesteia. Pe lângă gestionarea evidenței financiare de zi cu zi, făcută de obicei de o persoană cu pregătire financiară, este necesar să existe și persoane în organizație care să aibă rol de manageri financiari - care să aibă o înțelegere generală a bugetului organizației, care să realizeze cashflow-uri/ proiecții ale fluxului de numerar (adică sume preconizate de bani care intră în organizație împreună cu ceea ce va ieși ca și cheltuieli).

De asemenea, pe lângă managementul financiar efectiv este nevoie de persoane care să realizeze partea de fundraising/ strângere de fonduri, adică procesul de căutare și asigurare a resurselor pentru organizație și pentru activitățile sale. De obicei, acest proces este privit în special din perspectiva resurselor financiare, dar poate include și alte tipuri de resurse, de ex. contribuții în natură.

ATENȚIE! Un cashflow/ proiecție a fluxului de numerar nu se realizează doar pentru acele resurse financiare deja existente în organizație. Un cashflow este și un instrument de planificare care să proiecteze nevoile financiare ale organizației pe termen lung, dincolo de resursele financiare deja asigurate.

ATENȚIE! O persoană cu atribuții contabile nu este neapărat un manager financiar. Dacă persoana cu atribuții contabile doar realizează acțiuni specifice de contabilitate dar, spre exemplu, nu realizează planificarea financiară a organizației, atunci această persoană NU este manager financiar.

ATENȚIE! Pentru a asigura sustenabilitate financiară a organizației pentru o perioadă lungă de timp, este util ca aceasta să realizeze o diversificare a surselor de venit. Asta NU înseamnă proiecte care să fie finanțate de donatori diferiți ci diversificarea modalităților de venit din asociație (proiecte, sponsorizări, donații, activitate economică).

Când vorbim de management, ne referim la acel proces de supervizare a activităților organizației sau a proiectelor / programelor pentru a asigura desfășurarea în mod corespunzător a acestora și respectarea practicilor/ procedurilor adecvate. Managementul informației este acel proces prin care o organizație creează, captează, dobândește și folosește informația pentru a susține și îmbunătăți performanța organizației folosindu-se de baze de date, documente, politici și proceduri, sisteme online și offline specifice.

Astfel, toate informațiile și resursele relevante pot fi accesate de persoanele din organizație oricând este nevoie, informațiile sunt păstrate în cadrul organizației chiar și după ce unele persoane pleacă din organizație și astfel se asigură memoria instituțională, se profită de expertiza trecută și prezentă, se permite un proces eficient de luare a deciziilor și o colaborare mai ușoară în interiorul organizației.

ATENȚIE! Doar în cazul în care în cadrul organizației modalitatea de management al informației este descrisă oficial în cadrul a diverse documente putem să vorbim de politici și proceduri. Altfel, ele sunt procese informale/ nescrise.

ATENȚIE! Un raport anual este un document în sine care cuprinde, de regulă, mai multe informații relevante despre activitatea organizației din anul anterior, de la activitățile întreprinse la partea de resurse financiare. O simplă postare pe canale de social media NU înseamnă ca organizația are și a facut public un raport anual.

Prin monitorizare ne referim la colectarea și înregistrarea informațiilor despre un proiect / program / activitatea unei organizații, pentru a avea o imagine de ansamblu și constantă a activităților, pentru a oferi feedback regulat cu privire la modul în care merg lucrurile și pentru a ajuta organizația să ia decizii. Prin evaluare ne referim la urmărirea îndeplinirii a ceea ce a vizat un proiect / activitatea unei organizații.

Scopul principal este de a ajuta organizația să reflecteze și să învețe din ceea ce face, observând cât de departe a ajuns și identificând modificări/ schimbări necesare de implementat. Monitorizarea și evaluarea sunt importante astfel încât organizația să conștientizeze atingerea obiectivelor sale. De exemplu, prin monitorizarea proiectelor curente veți înțelege cu ușurință dacă este nevoie de schimbări la nivel strategic pentru ca organizația să funcționeze mai eficient.

ATENȚIE! Putem spune că există un proces de monitorizare și evaluare pentru organizație doar în cazul în care avem o planificare strategică clară, care are un plan de implementare ce este monitorizat și evaluat. Faptul că diverși donatori ne impun un cadru specific de monitorizare și evaluare al proiectelor finanțate NU înseamnă că avem un astfel de proces la nivel de organizație.

ATENȚIE! Doar dacă există un sistem scris și formalizat la nivel de organizație asupra reflecției din diferite activități atunci putem să vorbim despre un proces structurat de învățare în organizație. Dacă acest proces de reflecție nu este documentat și folosit ulterior pentru alte activități, atunci nu putem să vorbim de un proces coerent în acest sens.

Structura organizațională este o modalitate de grupare și organizare a funcțiilor unei entități astfel încât acestea să fie realizate eficient și coerent. Aceasta este importantă pentru luarea deciziilor. Importanța unei structurii organizaționale este, de asemenea, crucială și pentru comunicarea în cadrul echipei. O structură organizațională coerentă permite organizațiilor să gestioneze mai bine schimbarea iar oamenii pot contura diverse zone cu provocări ale organizației și pot să vină cu o soluție/ soluții de grup, având în vedere că schimbarea poate fi de așteptat din orice zonă. Oamenii dintr-o organizație ar trebui întotdeauna să depună eforturi pentru a găsi cea mai bună structură organizațională pentru a face față oricăror schimbări.

ATENȚIE! Putem vorbi de o structură organizațională clară doar în momentul în care există în interiorul organizației un document oficial care să surpindă această structură (e.g. organigramă), implementat și respectat de oamenii din organizație. ATENȚIE! În cadrul organizației putem să avem linii de interacțiune între oameni (e.g. linie de raportare pe o strucutră ierarhică sau linie de comunicare pe o structură plată/ circulară) alăturate unor roluri și responsabilități. Acestea sunt clare doar dacă ele sunt scrise și respectate de oamenii din organizație.

Rolul unei persoane care are poziție de leadership într-un ONG presupune mai mult decât asigurarea faptului că organizația respectă toate legile, politicile și obiectivele asumate. Leadership-ul nu are nimic de-a face cu vechimea sau cu poziția cuiva în organizație, nu are nimic de-a face cu titlurile. De asemenea, leadershipul nu este management. Managerii trebuie să planifice, să monitorizeze, să coordoneze, să rezolve, să angajeze, să concedieze și asa mai departe. Dar managerii gestionează lucruri/oameni.

Liderii conduc oamenii. Leadership-ul nu are nimic de-a face cu anumite atribute personale. Spune cuvântul „lider” și majoritatea oamenilor se gândesc la o persoană dominatoare, care preia conducerea, o persoană carismatică. Leadership-ul nu este însă un adjectiv. Nu avem nevoie de trăsături carismatice extrovertite pentru a practica leadership-ul. Iar persoanele cu carismă nu pot conduce automat. În accepțiunea noastră, liderii sunt acele persoane care au perspectiva de ansamblu și atenția aplicată pe viziune, misiune, obiective și resurse, dar dublează aceste abilități manageriale cu excelente abilități de ascultare și anticipare a contextelor în care operează și a oamenilor cu care lucrează. Conectate la toate ariile ecosistemelor interdependente în care funcționează o organizație, persoanele cu abilități de leadership au capacitatea de a intui, inspira și susține procese de care ONG-ul are nevoie pentru a performa și evolua.

ATENȚIE! Putem vorbi de un mix de leadership și management în organizație doar atunci când aceleași persoane au ambele abilități încorporate în activitatea lor zilnică.

ATENȚIE! Putem vorbi de un leadership autentic doar în momentul în care persoana sau persoanele cu poziție de leadership motivează/ împuternicesc și toate celelalte persoane din organizație.

Managementul resurselor umane ține de gestiunea eficientă a oamenilor din organizație. Întrucât fiecare organizație este alcătuită din oameni, dezvoltarea și consolidarea abilităților lor, motivarea lor pentru a atinge un grad ridicat de performanță și asigurarea că aceștia continuă să își mențină angajamentul față de organizație sunt esențiale pentru atingerea obiectivelor organizaționale.

Într-un proces eficient de management al resurselor umane există mai multe etape succesive: recrutarea, momentul în care decidem că avem nevoie să luăm oameni în organizație, inducția, momentul în care oameni noi ajung în organizație și trebuie să fie puși în temă cu procesele interne (prin training-uri, pachete de bun venit etc), dezvoltarea personală și profesională, pe toată perioada colaborării cu diferite persoane este util ca organizația să pună la dispozișie contexte de dezvoltare, evaluarea, momentul/ momentele în care ne raportăm la obiectivele organizației și cum contribuie fiecare persoană la îndeplinirea acestora.

ATENȚIE! Vorbim de proceduri eficiente de resurse umane doar în eventualitatea în care organizația are scrise/ legiferate astfel de proceduri, care sunt aplicate pentru toate persoanele din organizație, inclusiv voluntari, dacă este cazul.

ATENȚIE! Chiar dacă există sau nu proceduri scrise în domeniul managementului resurselor umane, se poate spune că acestea sunt eficiente doar dacă se aplică la modul real (nu doar există pe hârtie) și sunt urmărite în practică.

Implicarea activă a persoanelor cu/ pentru care organizația lucrează poate aduce beneficii atât organizației în sine precum și persoanelor beneficiare. Programele care sunt dezvoltate în strânsă cooperare/ co-creere cu persoanele beneficiare au mai multe șanse să fie eficiente și, prin urmare, să aibă un impact mai mare. Implicarea oamenilor (în general) în luarea deciziilor care îi afectează crește probabilitatea ca deciziile să fie acceptate, adoptate și să devină parte din viața lor de zi cu zi. În plus, împuternicirea oamenilor pentru a identifica și răspunde nevoilor comunității îi ajută să devină persoane empatice și reflexive, punându-i pe un curs pentru a continua această activitate importantă în viitor.

ATENȚIE! Când vorbim de persoane beneficiare ale activității/ serviciilor organizației facem referire la acele persoane care NU sunt parte din structura internă/ de management a organizației (membrii, persoane din echipa/ staff, voluntari)

ATENȚIE! Activitatea organizației care se bazează pe o identificare clară și reală de nevoi este constantă (nu doar realizată o singură dată/ aleatoriu), structurată (folosește instrumente clare care să permită acces la informații concrete) și reală (analiza de nevoi este realizată pentru a descoperi cu adevarat nevoile nu doar pentru a justifica unele ipoteze percepute despre nevoile existente).

ATENȚIE! O implicare activă a persoanelor beneficiare în organizație NU se limitează doar la simpla lor participare/ consum al unui produs/ proiect/ program al organizației. O implicare activă se referă la o implicare constantă a persoanelor în orgnaizație și în activitățile acesteia, o implicare consistentă, în care persoanele sunt investite și împuternicite pentru implicare și coerentă, nu doar ”folosite” pentru a cuantifica unii indicatori din unele proiecte finanțate.

Două definiții pentru advocacy care ne plac: (Advocacy este…) "orice încercare de a influența deciziile unei elite instituționale în numele unui interes colectiv" (Jenkins). „O abordare sistematică și strategică pentru a influența politicile guvernamentale și instituționale și a aduce schimbarea”. (Jenny Ross) Prin politică publică putem înțelege documente/ instrumente de decizie ale autorităților publice prin care se identifică posibile soluții la probleme de pe agenda publică. ONG-urile pot propune amendamente la politicile publice prin analize specifice (policy briefs). Există mai multe definiții pentru advocacy, dar esențial pentru multe definiții este o înțelegere a faptului că, lucrând cu instituții, pot fi schimbări realizate în cadrul politicilor sau implementarea de politici într-un mod mai durabil și la o scară mai mare decât o poate realiza o organizație prin furnizarea directă de servicii sau consolidarea capacităților persoanelor beneficiare.

Chiar dacă a face advocacy nu pare la prima vedere pentru toată lumea, există mai multe modalități prin care putem avea o agendă de influențare a politicilor, iar crearea de parteneriate poate fi un prim pas. Parteneriatele pot fi formale sau informale și se pot transforma în adevărate rețele și coaliții de organizații care să lucreze împreună pentru un scop comun de advocacy.

ATENȚIE! Ne referim la o organizație activă în domeniul advocacy la acele organizații care realizează mai ales proactiv astfel de inițiative și au o agendă clară în acest sens/ un plan de advocacy clar implementat.

ATENȚIE! Ne referim la crearea de parteneriate sustenabile atunci când o organizație înțelege clar importanța lucrului în parteneriat (nu doar din prisma solicitărilor unui anumit donator) iar abordarea partenerială este privită pe termen lung și la nivel strategic (pentru a ajuta la îndeplinirea viziunii și misiunii).